Le catalogue de risques, et le moment où il devient un formulaire.

Un registre des risques qui part d'une page blanche prend une journée à écrire, et il ressemble à la mémoire de celui qui l'écrit. Un registre qui part d'une liste toute faite prend une heure, et il ressemble à la liste. Entre les deux, il y a un bon usage, et il tient en une frontière.

La réponse courte

Oui, partez d'une liste. Mais une liste propose, elle ne remplit pas.

Un catalogue de risques fait gagner ce qui s'écrit mal sous pression : le scénario bien formé, le signe qui alerte, le plan de réponse et la manière de vérifier chaque action. Ce sont des choses que d'autres projets ont déjà su écrire, et il n'y a aucune gloire à les réécrire.

Il ne doit jamais remplir la cotation, le porteur ni l'échéance réelle. Ces trois choses dépendent de votre projet, de ses causes à lui, de son équipe et de son calendrier. Le jour où un catalogue les remplit, il cesse d'être une aide à la réflexion et devient un formulaire. On le reconnaît à un symptôme simple : tous les registres de l'entreprise se ressemblent.

Ce qui suit est ce que la construction du catalogue de Plannava nous a obligés à trancher. Deux cent douze fiches types, cent quarante-quatre menaces et soixante-huit opportunités, et surtout la question de ce qu'elles ont le droit de faire.

Ce qu'une fiche type apporte

Une bonne fiche type n'est pas un titre. « Retard fournisseur » est une inquiétude, pas un risque, et une liste de titres ne fait gagner que la frappe. Une fiche utile porte quatre choses.

Le scénario en trois temps. La cause, l'événement incertain, l'effet. C'est la forme que défend notre article sur le registre des risques, et c'est la plus longue à bien écrire. Une fiche type la donne toute faite, et l'équipe n'a plus qu'à la rapprocher de son cas.

Le signe qui alerte. Le fait observable qui dit que le risque est en train de se produire. C'est le champ le plus souvent vide des registres, parce qu'il demande d'imaginer la scène avant qu'elle arrive. Nous l'expliquons dans le signe d'alerte, ce qui manque à presque tous les registres.

Une stratégie proposée. Éviter, réduire, transférer ou accepter. Proposée, pas décidée : le choix dépend du coût de la réponse face au coût du risque, et ce calcul appartient au projet.

Un plan de réponse dont chaque action porte sa vérification. « Former les opérateurs » ne se coche pas. « Le registre de formation porte, pour chaque opérateur en zone, une date de formation valide » se constate. Dans Plannava, chaque action du catalogue voyage avec sa vérification, parce qu'une action sans preuve de fin reste ouverte pour toujours ou se ferme sur parole.

Cette fiche vient du catalogue spatial, et elle en parle la langue. C'est un choix. Un catalogue qui parlerait à tout le monde ne convaincrait personne : un chef de projet satellite lit « AIT », « CDR » ou « FMECA » sans effort, et c'est cette précision qui rend la fiche crédible à ses yeux. Plannava sème donc un socle commun, le contrat, les compétences, la sûreté des sites, puis des fiches propres à chaque métier. Le premier métier couvert est le spatial. Les suivants auront les leurs, pas un catalogue tiède pour tous.

Ce qu'elle doit laisser vide

Quand une équipe reprend une fiche du catalogue dans Plannava, le risque arrive dans son registre avec son scénario, son signe d'alerte, sa stratégie et ses actions. Il arrive sans probabilité, sans impact et sans porteur. C'est voulu, et c'est la décision la plus importante de toute la fonction.

La cotation dépend de la cause. La contamination en atelier n'a pas la même probabilité dans une salle propre certifiée et dans un atelier partagé avec un autre programme. Une cotation fournie par le catalogue serait la même partout, donc fausse presque partout. Pire, elle serait crue. Comment coter sans inventer, c'est l'objet de coter un risque sans inventer les chiffres.

Le porteur est une personne de ce projet. Un catalogue ne connaît personne. Un risque sans porteur n'est suivi par personne, et un porteur choisi par défaut n'est pas un porteur.

La catégorie reste vide tant que l'entreprise ne l'a pas rangée. Chaque fiche propose une catégorie, mais une catégorie de risque est un référentiel de l'entreprise. Tant que l'administrateur n'a pas dit à quelle catégorie de la maison correspond une catégorie proposée, le champ reste vide. Nous aurions pu poser la première catégorie de la liste par défaut. Nous avons mesuré que cela aurait menti sur presque toutes les fiches. Le vide est honnête, et l'équipe classe.

Les échéances sont un point de départ. Chaque action reprise reçoit comme responsable la personne qui l'a reprise, et une échéance à quatorze jours. C'est un point de départ que l'équipe ajuste, jamais une date figée écrite dans le catalogue.

Trouver la bonne fiche sans en lire deux cents

Deux cents fiches rangées par thématique, c'est une bibliothèque. Personne ne la lit en entier avant un comité. La question utile est donc : lesquelles regarder d'abord, pour ce projet-ci ?

Plannava répond avec trois sources, de la plus forte à la plus faible.

L'expérience de l'entreprise. Les fiches que d'autres projets de l'entreprise ont déjà reprises, avec leur compte : « repris par trois projets », « déjà survenu une fois ». C'est la source la plus parlante, parce qu'elle dit ce qui arrive vraiment chez vous, et pas dans l'absolu.

Ce qui est souvent pris ensemble. Les fiches que reprennent les projets qui ont déjà repris les mêmes risques que le vôtre. La ligne dit avec quel risque de votre registre elle « va ».

Les mots de votre planning. Les noms de vos tâches et les titres de vos risques rencontrent les mots-clés et le titre de chaque fiche. Une fiche remonte quand elle partage au moins deux mots avec le projet, comparés sur leur racine : « qualification » trouve « qualifications ». C'est une lecture des mots, pas une compréhension du projet, et l'écran le montre en affichant les mots rencontrés.

Une fiche n'apparaît qu'une fois, dans sa source la plus forte. Et le premier jour, quand l'entreprise n'a encore rien repris, l'écran ne fait pas semblant : il écrit « Votre entreprise n'a pas encore d'historique », et ne suggère que sur les mots.

Une porte entre la liste et le registre

Reprendre une fiche ne l'inscrit pas au registre. Elle y entre à valider, à côté des risques que l'équipe a déclarés elle-même, et elle attend un geste.

Inscrire demande un porteur. Le bouton reste inactif tant qu'il n'y en a pas, et c'est à ce moment que l'équipe cote. Refuser demande un motif, en une phrase : « ce n'est pas un risque projet parce que… ». Le déclarant reçoit ce motif, et le risque rejoint les risques clos, rangé sous « non retenu ». Il ne disparaît pas. Un risque écarté avec sa raison est une information. Un risque effacé est une question que quelqu'un reposera au prochain comité.

Avant même la porte, la fiche se reprend à la carte. Son plan de réponse arrive tout coché, avec une consigne : « décochez ce que vous ne reprenez pas ». Une action qui ne s'applique pas à votre projet n'a rien à faire dans votre plan. Et une fiche déjà reprise dans le projet est marquée « déjà inscrit » : on ne reprend pas deux fois le même risque.

Le catalogue appartient à l'entreprise

Un catalogue livré par un éditeur et figé est un catalogue qu'on finit par contourner. Dans Plannava, chaque entreprise a sa propre copie, et elle en fait ce qu'elle veut.

Elle masque une fiche qui ne la concerne pas, et aucun projet ne la voit plus. Elle modifie le texte, la stratégie ou la catégorie d'une fiche, et cette fiche-là ne sera plus jamais écrasée par une mise à jour du catalogue. Elle crée ses propres fiches. Et elle range en une fois les catégories proposées dans ses catégories à elle : une dizaine de décisions suffisent à classer les deux cent douze fiches.

La règle derrière tout cela : une décision de l'entreprise l'emporte sur le semis de l'éditeur, toujours. Un catalogue qui reviendrait en arrière à chaque mise à jour apprendrait aux gens à ne plus le corriger.

Quand le catalogue apprend de vos projets

Les meilleurs risques d'un projet sont souvent ceux qu'aucun catalogue ne contient. Ils sont écrits à la main, par une équipe qui a vu quelque chose. La vraie question est ce qui se passe quand deux équipes écrivent la même chose.

Plannava les rapproche. Quand plusieurs projets ont écrit à la main des risques qui partagent au moins six mots, et qu'aucune fiche du catalogue ne les couvre déjà, ils remontent à l'administrateur comme une proposition. Il voit combien de projets l'ont écrit, combien de fois c'est survenu, et les formulations côte à côte. Il choisit celle qui devient une fiche, et la verse au catalogue. Désormais, tous les projets la verront.

Il peut aussi l'écarter. Écarter ne supprime rien : les risques restent écrits dans leurs projets. C'est le catalogue qui décline, et on peut revenir dessus.

Deux précautions tiennent la boucle honnête. La première est dite à l'écran : Plannava a rapproché ces formulations sur leurs mots, elle ne dit pas que c'est le même risque, elle vous les montre. La seconde est une règle de droit. Le nombre de projets se partage toujours, mais le nom d'un projet et le texte d'un risque ne s'affichent qu'à qui a le droit de voir ce projet. Un catalogue qui apprend ne doit pas devenir une fuite.

Les signes qu'il est devenu un formulaire

Un catalogue devient un formulaire sans que personne ne le décide. Il suffit qu'on le remplisse au lieu de s'en servir. Cinq signes le trahissent, et chacun se voit en ouvrant deux registres côte à côte.

Les registres de deux projets différents se ressemblent ligne pour ligne. Deux projets n'ont jamais les mêmes causes. S'ils ont les mêmes risques, c'est la liste qui a écrit, pas l'équipe.

Les cotations sont identiques d'un projet à l'autre. C'est le signe qu'elles ont été recopiées, ou pire, préremplies.

Des dizaines de risques entrent le premier jour, et aucun ensuite. Un registre vivant grandit pendant le projet. Un registre rempli d'avance ne bouge plus.

Les actions reprises ne sont jamais cochées. Elles ont été prises en bloc, sans qu'on se demande si elles s'appliquaient.

Aucun risque écrit à la main. C'est le plus grave. Une équipe qui n'écrit plus rien d'elle-même a cessé de regarder son projet et regarde la liste.

Le remède tient en une habitude : reprendre peu, trois à cinq fiches qui parlent vraiment du projet, puis écrire le reste soi-même. Le catalogue sert à ne rien oublier d'évident. Il ne sert pas à penser à votre place.

Les questions qu'on nous pose

Faut-il reprendre toutes les fiches suggérées ? Non. Une suggestion est une question posée à l'équipe : ce risque existe-t-il chez nous ? La réponse est souvent non, et c'est une bonne réponse.

Pourquoi le catalogue ne propose-t-il pas une probabilité, même indicative ? Parce qu'une probabilité indicative est celle qu'on garde. La cotation est le moment où l'équipe confronte le risque à ses causes réelles. La sauter, c'est garder le risque sans le comprendre.

Un catalogue remplace-t-il un retour d'expérience ? Non, il en est le résultat. Une fiche vaut ce que valent les projets qui l'ont nourrie. C'est pour cela que les risques écrits à la main par plusieurs équipes finissent par y entrer.